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업무 중 엑셀 데이터를 공유해야 하는 상황에서 PDF 형식으로 변환해 제출하거나 전달하는 일이 종종 생깁니다. PDF는 포맷이 고정되어 있어 출력 오류를 줄일 수 있지만, 간혹 엑셀 파일을 PDF로 저장했을 때 내용이 한 페이지에 다 들어가지 않고 잘리는 현상이 발생합니다. 이로 인해 중요한 정보가 누락되거나, 출력물이 가독성이 떨어지는 문제가 생기죠. 이번글에서는 엑셀 화면이 잘리지 않도록, 한 페이지에 보기 좋게 PDF로 저장하는 방법을 알아보겠습니다.
그냥 저장하면 이렇게 됩니다
먼저 아무 설정 없이 엑셀 파일을 PDF로 저장하면 어떤 모습일까요?
예제 파일을 작성한 후 파일 → 다른 이름으로 저장 → PDF를 선택해 저장해 보면, 아래와 같이 내용이 두 페이지로 나누어 저장됩니다.
특히 열(column)의 개수가 많거나, 셀 병합이 포함된 문서에서는 자주 발생하는 문제입니다. 이렇게 저장된 PDF는 실제 인쇄나 전송 시 불편을 야기할 수 있습니다.
핵심은 '인쇄 설정'에 있다
이 문제를 해결하는 핵심은 '다른 이름으로 저장'이 아닌 인쇄 화면에서 설정을 조정하는 것입니다. 아래 순서대로 따라 하면, PDF로 저장했을 때도 엑셀 화면이 한 장에 모두 잘 나오게 됩니다.
PDF로 한 페이지에 저장하는 방법
1. 인쇄 화면으로 이동
먼저 엑셀 상단 메뉴에서 파일 → 인쇄로 이동하거나, Ctrl + P 단축키를 눌러 인쇄 미리 보기 화면으로 들어갑니다.
2. 프린터 변경
기본 프린터로 되어 있다면, Microsoft Print to PDF를 선택해 주세요. 이 설정을 통해 실제 프린터가 아닌 PDF 파일로 출력되게 됩니다.
3. 방향 설정
기본값은 '세로 방향'으로 되어 있을 수 있습니다.
열이 많은 문서라면 **'가로 방향'**으로 설정을 변경하세요. 가로 방향은 더 넓은 레이아웃을 제공하여 잘림을 방지하는 데 유리합니다.
4. 한 페이지에 시트 맞추기
가장 중요한 설정입니다.
화면 아래쪽 '설정' 옵션에서 "시트를 한 페이지에 맞추기" 또는 "한 페이지 너비에 맞추기" 를 선택합니다. 버전에 따라 "용지에 맞추기" 또는 "한 페이지로 축소" 등의 표현으로 나타날 수 있습니다.
5. 인쇄 미리 보기로 확인
설정을 마치면 오른쪽 미리 보기 화면에서 실제 출력될 PDF의 모습이 표시됩니다.
모든 데이터가 한 장에 잘 정리된 모습이라면 성공입니다.
6. 인쇄 버튼 클릭 → PDF 저장
이제 상단의 '인쇄' 버튼을 클릭하세요.
파일 저장 창이 나타나고, 이름을 입력한 후 저장하면 PDF 파일이 생성됩니다.
저장된 PDF 확인하기
생성된 PDF 파일을 열어보면, 처음처럼 잘려 있지 않고 전체 데이터가 한 장에 깔끔하게 정리된 상태로 저장된 것을 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 출력용으로 제출할 때도, 이메일 첨부 시에도 불편함 없이 공유할 수 있죠.
마무리하며
엑셀을 PDF로 저장하는 작업은 단순해 보이지만, 사소한 설정 하나로 결과물이 크게 달라질 수 있습니다. 그냥 저장하면 내용이 잘릴 수 있지만, 인쇄 설정만 잘 조정하면 한 페이지에 깔끔하게 정리된 PDF를 만들 수 있습니다.
문서를 자주 공유하거나 출력하는 분들이라면 꼭 이 방법을 익혀두시길 추천드립니다.
